17.02.2010

IT-Outsourcing

Abteilung: Recht
Böttcher Khan Herzog, Rechtsanwälte und Steuerberater in Gesellschaft bürgerlichen Rechts
Rechtsanwalt Hans-Joachim Herzog
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IT-Outsourcing ? Aber qualitäts- und rechtssicher !

Outsourcing wird häufig als Patentrezept für eine effektive Neuausrichtung des Unternehmens mit Konzentration auf das Kerngeschäft angesehen. Gerade im Bereich der Informationstechnologie scheint sich die Verlagerung anzubieten und ist häufig mit der Erwartung verbunden, erhebliche Sparpotentiale ausschöpfen und eine Qualitätssteigerung durch professionellen Service erreichen zu können. Ob diese Erwartungen erfüllt werden können, hängt von Sorgfalt und Kompetenz bei Planung und Durchführung ab.

Bevor Sie beginnen

Outsourcing ist ein komplexer Vorgang, der eine Vielzahl von Interessen in Ihrem Unternehmen berührt und im Ergebnis einschneidende und langfristige Veränderungen bewirkt. Kalkulieren Sie daher ausreichende Mitarbeiterressourcen vor allem für die Initialisierung des Prozesses mit ein. Sie können vier wesentliche Phasen unterscheiden: Planung, Ausschreibung, Transition (Übertragung) und Betrieb.

Phase I – Planung

In der Planungsphase sollten Sie zunächst in ausreichendem Maße Knowhow einbinden. Im Projektleitungsteam muss neben dem betriebswirtschaftlichen auch IT- und unabdingbar juristischer Sachverstand repräsentiert sein. Je früher es gelingt, eine dementsprechend schlagkräftige Leitungseinheit zu installieren, umso eher können Sie kostspielige Fehlentscheidungen vermeiden. Dazu gehört ein – auch aus arbeitsrechtlicher Sicht wichtiger – sensibler Umgang mit der Belegschaft, insbesondere dem IT-Personal, dass naturgemäß um seinen Job fürchtet. Qualität zeigt sich bei der Planung in der Sorgfalt bei der Ist-Analyse im Hinblick auf die gewünschten Effekte nicht zuletzt im Bereich der Kosten. So dürfte ein Outsourcing kaum als erfolgreich angesehen werden, wenn ein ursprünglich in Ihrem Unternehmen angestellter Mitarbeiter nach dem Outsourcing beim Dienstleister arbeitet, jetzt aber doppelt so teuer ist – ein angesichts der notwendigen Vermittlung von Wissen an den Anbieter nicht ungewöhnlicher Vorgang. Sobald die Planung konkretere Formen angenommen hat, und Verhandlungen mit möglichen Anbietern – natürlich auf Basis der qualifizierten Ist-Analyse- erfordert, wird eine Absicherung der Gespräche durch Vorvereinbarungen (Letter of Intent oder Memorandum of Understanding) meist sinnvoll sein. Neben der Geheimhaltung sollte darin ausdrücklich die Verbindlichkeit der Vorgespräche geklärt werden. In Ihrem Interesse werden Sie möglichst lange eine Option hinsichtlich der Auswahl des Anbieters behalten wollen. Zögert ein Anbieter unter diesen Umständen mit der Investition von Beratungsleistungen solange er keinen Zuschlag erhält, so kann sich insoweit die Vereinbarung einer gesonderten Beratungsvergütung für Sie auch dann auszahlen, wenn Sie sich letztendlich für einen Konkurrenten entscheiden.

Phase II – Ausschreibung

Wenn Sie wissen, welcheAufgaben (einschließlich der Hard- und Software sowie der Nutzungsrechte) wann, wie und in welchem Umfang übertragen werden sollen und ob ggf. Mitarbeiter vorübergehend oder langfristig zum Anbieter wechseln, mündet die Planung in die Ausschreibung. Hier zeigt sich, wie sorgfältig im Rahmen der Ist.-Analyse gearbeitet wurde. Als öffentlich-rechtlicher Outsourcer müssten Sie sich nun mit den umfänglichen Vorgaben des Vergaberechts befassen.

Phase III – Übertragung

(Transition)

Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, so müssen in einem nächsten Schritt Ablauf und Bedingungen für die Aufgabenübertragung festgelegt werden. Für die Regelung dieses komplexen Vorganges hat sich ein mindestens zweistufiger Vertragsaufbau bewährt. In einem Rahmenvertrag werden die grundsätzlichen Aspekte der Zusammenarbeit niedergelegt. Die einzelnen Bereiche, die zur Übernahme vorgesehen sind (Personal, Hardware, Software, Verträge mit Dritten etc.) werden in gesonderten Vereinbarungen (Leistungsscheinen) dargestellt. Besonderes Augenmerk gilt dabei den so genannten Service Level Agreements (SLA: Welche konkreten Anforderungen werden an die Leistungserbringung durch den Anbieter im Einzelnen gestellt). Das Verletzen eines SLA kann mit einer Vertragsstrafe belegt werden, wodurch der Anbieter quantifizierte Kenntnis von der wirtschaftlichen Bedeutung der jeweiligen Aufgabe erhält und der Anbieter zumindest teilweise von der schwierigen Aufgabe der Schadensbezifferung entbunden ist.

Phase IV – Betrieb

Ein zuverlässiger Betrieb sollte die Möglichkeit oder Notwendigkeit eines Anbieterwechsels einkalkulieren. Dies müssen Sie bereits in der Planung und natürlich bei der Vertragsgestaltung bedenken.

Checkliste für den Rahmenvertrag

Innerhalb der Verträge sollten Sie zwischen Pflichten des Anbieters und Pflichten Ihres Unternehmens unterscheiden. Der Vertragsaufbau muss natürlich den Besonderheiten des Einzelfalls angepasst werden. Die folgenden Gesichtpunkte müssen Sie aber jedenfalls bedacht haben:

Hauptgesichtspunkte

Präambel
Was ist Ziel des Outsourcing?

Qualitätsmaßstäbe – und überwachung (Monitoring):
Woran wollen Sie die Qualität der Umsetzung messen (z.B. Bezugnahme auf QM-Tools ggf. Audits)

Mitwirkungspflichten
Was können und müssen Sie zum Projekterfolg konkret beitragen

Change-Management
Wie soll bei erwarteten oder unerwarteten Änderungen vorgegangen werden

Benchmarking
Wie werden Kostenentwicklungen am Markt behandelt

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